Evenement organiseren

Wilt u een muziek- of sportevenement of een ander publieksevenement organiseren? Dan heeft u daarvoor in een aantal gevallen een evenementenvergunning nodig.

De evenementenvergunning vraagt u aan bij de gemeente waar het evenement wordt gehouden.

Procedure evenementenvergunning

Gemeente Middelburg werkt volgens de volgende procedure. Aan het eind van elk kalenderjaar worden de organisaties van het afgelopen jaar aangeschreven en wordt gevraagd om indien zij komende jaar een evenement willen organiseren dit te melden.

Aan de hand van deze ingekomen meldingen wordt er in december voor het volgende jaar een evenementenkalender voor buitenactiviteiten opgesteld, die door het college wordt vastgesteld.

Het is alleen mogelijk om voor het lopende jaar een evenement aan te vragen.

In de piek van het evenementenseizoen worden de vergunningaanvragen in volgorde van datum waarop de evenementen plaatsvinden behandeld. Hierdoor kunnen de gewenste evenementen (op tijd) vergund worden en wordt u op tijd door verwezen naar de juiste personen voor de praktische zaken.

Vooraf informeren naar mogelijkheden

Wij adviseren u om vooraf te informeren naar de mogelijkheden en beschikbare locaties.

U kunt u vragen stellen aan de medewerker van de afdeling Vergunningverlening en Handhaving. Hij is bereikbaar tijdens kantooruren onder het volgende telefoonnummer 0118 67 53 55.

Voorwaarden evenementenvergunning

Bij de beoordeling van een vergunningaanvraag wordt onder meer rekening gehouden met de volgende punten:

het beslag dat het evenement legt op ruimte, tijd en hulpdiensten;
het aantal bezoekers dat u verwacht;
het woonleefklimaat (bijvoorbeeld: veroorzaakt het evenement onevenredig veel overlast voor omwonenden);
of de aard van het evenement past bij het karakter of de bestemming van de locatie;
of er gevaar bestaat voor de openbare orde, gezondheid of veiligheid (waaronder brandveiligheid en het voorkomen van wanordelijkheden);
of het evenement het verkeer belemmert;
of er gevaar bestaat voor verontreiniging, beschadiging van de groenvoorzieningen of van voorziening van openbaar nut;
of de organisator voldoende garantie biedt voor een goed verloop van het evenement en voor het voorkomen of zo veel mogelijk beperken van schade aan het milieu.

In de evenementenvergunning komen ook zaken aan de orde als:

muziek en geluid;
de begintijden en eindtijden van het evenement;
parkeervoorzieningen;
bereikbaarheid en doorgang voor nood- en hulpdiensten;
milieu en afval;
veiligheid;
drankverstrekking;
enzovoort

Evenementenkalender

Bekijk de evenementenkalender op Uit in Middelburg.

Aanvraag evenementenvergunning

U dient uw aanvraag in minimaal 8 weken voor het te houden evenement.

Het is belangrijk dat u voor uw evenement tijdig de vereiste vergunning(en) aanvraagt. Wij verzoeken u bij uw vergunningaanvraag een situatieschets te voegen, waarop uw voorkeur voor de plaats van objecten (tenten, kramen, podia enzovoort) en/of de opstelling is aangegeven.

Alle vergunning aanvragen dienen minimaal acht weken voor het te houden evenement bij de gemeente te zijn binnengekomen. In geval van later ingekomen vergunningaanvragen kan besloten worden de aanvraag niet in behandeling te nemen, waardoor het evenement geen doorgang mag vinden.

Bij grotere evenementen kan het zelfs noodzakelijk zijn om een aanvraag nog eerder in te dienen omdat er ook bij externe partijen advies moet worden ingewonnen en er voldoende tijd is om mogelijke personele inzet in te plannen.

Schriftelijk aanvragen

U kunt een evenementenvergunning schriftelijk bij de gemeente aanvragen. U kunt daarvoor het aanvraagformulier downloaden.

Contactgegevens

U kunt het aanvraagformulier zenden aan Gemeente Middelburg, afdeling Vergunningverlening en Handhaving, De heer D.P. van de Voorde, Postbus 6000 4330 LA Middelburg. Hij is bereikbaar tijdens kantooruren onder het volgende telefoonnummer 0118 67 53 55.