Gedragscode raadsleden, wethouders en burgemeester
Inleiding
Ingevolge de art. 15, 41c en 69 Gemeentewet stelt de raad respectievelijk voor zijn leden, voor de wethouders en de burgemeester een gedragscode vast. In raadscommissies kunnen ook leden zitting hebben die geen lid zijn van de gemeenteraad, zoals fractie-assistenten. De gedragscode zal op deze leden naar analogie worden toegepast.
Het doel van een gedragscode is om bestuurders een houvast te bieden bij het bepalen van normen omtrent de integriteit van het bestuur. Deze code bevat regels zowel voor bestuursorganen in hun geheel als voor bestuurders afzonderlijk. De gedragscodes zijn per 7 maart 2003 verplicht gesteld. De raad heeft eventueel de mogelijkheid om deze termijn met een jaar te verlengen.
De code geeft niet per definitie regels die rechtskracht hebben, maar heeft vooral bestuurlijke en politieke relevantie. Bestuurders zijn op de naleving van de gedragscodes aanspreekbaar en wanneer zij zich er niet aan houden, kan dat gevolgen hebben voor hun functioneren en voor hun positie. Naast deze code bestaan er voorschriften die in wet of elders geregeld zijn, bijvoorbeeld over fraude, valsheid in geschrifte en over nevenfuncties. Dergelijke voorschriften zijn niet in deze code opgenomen.
De code bevat zowel normen over hoe in een bepaalde situatie te handelen, als regels over procedures die moeten worden gevolgd. Procedure-afspraken kunnen een onlosmakelijk onderdeel zijn van een gedragsregel en de transparantie en daarmee de controleerbaarheid vergroten.
Uit praktisch oogpunt is ervoor gekozen om de 3 verplicht gestelde gedragscodes te integreren in 1 code, die dus zowel op raadsleden, burgemeester en wethouders van toepassing is. Dit laat onverlet dat er op punten wel sprake is van enige differentiatie. Zulks volgt dan uit de tekst. In verband met de integratie van de 3 codes zij hier nog het een en ander opgemerkt over de systematiek.
De code bestaat uit twee onderdelen. Deel I beschrijft enkele kernbegrippen van integriteit en plaatst daarmee het vraagstuk in een breder kader. Zij vormen als het ware de algemene uitgangspunten voor de gedragscode.
Deel II bevat de feitelijke gedragsregels, waarbij een aantal thema’s wordt onderscheiden:
- algemene bepalingen
- belangenverstrengeling en aanbesteding
- nevenfuncties
- informatie
- aannemen van geschenken
- bestuurlijke uitgaven
- declaraties
- creditcards
- gebruik van gemeentelijke voorzieningen
- reizen buitenland
Het college neemt waar nodig beslissingen ten aanzien van collegeleden en de raad ten aanzien van raadsleden. Indien het een beslissing ten aanzien van een collegelid betreft wordt de raad via het raadspresidium van de beslissing op de hoogte gesteld. Indien het een beslissing ten aanzien van een raadslid betreft doet het raadspresidium daartoe een voorstel aan de raad. Het raadspresidium is immers geen beslissingsbevoegd orgaan.
Deel I. Kernbegrippen van bestuurlijke integriteit
Raadsleden c.q. leden van raadscommissies, burgemeester en wethouders stellen bij hun handelen de kwaliteit en continuïteit van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de gemeente Middelburg, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer.
Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-bestuurders, het college of de gemeenteraad, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie bestuurders hun functie vervullen.
Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst bestuurlijke integriteit in een breder perspectief:
- Dienstbaarheid: het handelen van een bestuurder is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente Middelburg en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken.
- Functionaliteit: het handelen van een bestuurder heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.
- Onafhankelijkheid: het handelen van een bestuurder wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.
- Openheid: het handelen van een bestuurder is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de bestuurder en zijn beweegredenen daarbij.
- Betrouwbaarheid: op een bestuurder moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.
- Zorgvuldigheid: het handelen van een bestuurder is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.
Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden.
Deel II. Gedragscode bestuurlijke integriteit
- Algemene bepalingen
- Onder het college wordt verstaan: het college van burgemeester en wethouders en onder de raad wordt verstaan de gemeenteraad en zijn leden.
- Deze gedragscode is integraal van toepassing op de leden van de gemeenteraad, de wethouders, de burgemeester, zowel eigenstandig als in zijn hoedanigheid van voorzitter van de raad en van het college, tenzij ondubbelzinnig uit de tekst van de gedragscode blijkt dat een specifieke regeling meer beperkt toepassingsgebied heeft. De gedragscode wordt naar analogie toegepast op leden van raadscommissies, voor zover deze al niet tevens lid zijn van de gemeenteraad.
- In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het raadspresidium.
- De code is openbaar en door derden te raadplegen.
- De leden van het college en de leden van de raad ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code.
- Belangenverstrengeling en aanbesteding
- Een raadslid of collegelid doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen.
- Bij samenwerkingsrelaties tussen de gemeente Middelburg en particulieren/bedrijven voorkomt een raadslid of collegelid (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen. Dit artikel richt zich in de praktijk hoofdzakelijk op collegeleden.
- Een oud-collegelid wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente Middelburg.
- Een raadslid of collegelid dat familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente Middelburg, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht.
- Een raadslid of collegelid neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente Middelburg geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden.
- Nevenfuncties
- Een raadslid of collegelid vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente Middelburg.
- Een raadslid of collegelid maakt melding van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is. Deze gegevens worden openbaar gemaakt.
- Een collegelid dat een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, stelt het college van zijn voornemen in kennis. Een raadslid stelt het raadspresidium van zijn voornemen in kennis. In de daarop volgende bespreking in het college of het raadspresidium komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten. Het raadspresidium wordt ingelicht over de uitkomst van de bespreking in het college.
- Informatie
- Een raadslid of collegelid gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime en/of vertrouwelijke informatie.
- Een raadslid of collegelid houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.
- Een raadslid of collegelid maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.
- Aannemen van geschenken
- Geschenken en giften die een raadslid of collegelid uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente Middelburg. Er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht.
- Indien een raadslid of collegelid geschenken of giften ontvangt die een waarde van minder dan € 50 vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het bovenstaande worden behouden en behoeven ze niet te worden gemeld en geregistreerd.
- Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld aan het raadspresidium (in het geval van een collegelid via het college), dat vervolgens aan de raad een voorstel doet over de bestemming van het geschenk.
- Bestuurlijke uitgaven
- Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.
- Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd. Met de uitgave is het belang van de gemeente Middelburg gediend en de uitgave vloeit voort uit de functie.
- Declaraties
- Het raadslid of collegelid declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.
- Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.
- Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.
- Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend.
- De gemeentesecretaris en de griffier zijn verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties van respectievelijk het college en de raad. Declaraties van raads- en collegeleden worden administratief afgehandeld door (een) daartoe aangewezen ambtena(a)r(en).
- In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt de declaratie van een raadslid voorgelegd aan de burgemeester in zijn hoedanigheid van voorzitter van de raad, en de declaratie van een collegelid eveneens aan de burgemeester, maar dan in zijn hoedanigheid van voorzitter van het college. Zonodig wordt de declaratie via het raadspresidium ter besluitvorming aan raad voorgelegd.
- Creditcards
- De gemeentesecretaris of de griffier draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards. Er wordt vastgelegd voor welk soort kosten de creditcard kan worden gebruikt.
- Bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.
- Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen.
- Ingeval van twijfel over een correct gebruik van de creditcard wordt dit aan de burgemeester en zo nodig via het raadspresidium ter besluitvorming aan de raad voorgelegd.
- Indien met de creditcard kosten zijn betaald die na controle blijken voor rekening van de bestuurder te moeten komen, wordt aan de bestuurder een factuur gezonden ter hoogte van het bedrag dat voor zijn rekening dient te blijven.
- Gebruik van gemeentelijke voorzieningen
- Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privédoeleinden is niet toegestaan.
- Raadsleden en collegeleden kunnen op basis van een overeenkomst ter zake voor zakelijk gebruik een fax en een computer in bruikleen ter beschikking krijgen. Voor collegeleden is dit uitgebreid met een mobiele telefoon.
- Reizen buitenland
- Een raadslid of collegelid dat het voornemen heeft om op kosten van en ten behoeve van de gemeente Middelburg een buitenlandse reis te maken, heeft toestemming nodig van het college indien het een collegelid betreft en van de raad indien het een raadslid betreft. In het geval van een collegelid wordt de raad via het raadspresidium van het besluit op de hoogte gesteld.
- Een raadslid of collegelid dat het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten.
- Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college indien het een collegelid betreft en in het raadspresidium indien het een raadslid betreft. In beide gevallen wordt de raad via het raadspresidium geïnformeerd. Bij de bespreking wordt onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het belang voor de gemeente Middelburg van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming.
- Van de reis wordt een verslag opgesteld.
- Het meereizen van derden op kosten van de gemeente Middelburg is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college of de raad betrokken.
- Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college of de raad. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de bestuurder.
- De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voor zover zij redelijk en verantwoord worden geacht.